Comment Sabrina gagne du temps au quotidien en automatisant ses campagnes de mise à jour ?

Sabrina Megani, chargée d’accueil et référente Apidae à Pérouges Bugey Tourisme, partage avec nous ses ressentis et son expérience utilisateur Hubo.

Son rôle est d’organiser la collecte de données et d’assurer l’accompagnement de tous les utilisateurs à la bonne maitrise de la solution. 

Comment avez-vous connu Hubo ? 

Nous avons rencontré Damien et le reste de l’équipe durant le dernier séminaire Apidae en 2018. Il nous a présenté l’outil, et celui ci nous a paru extrêmement attractif par rapport au gain de temps et un tarif qui était relativement raisonnable pour notre office. 

Très vite nous nous sommes rendu compte que oui, on y gagnait beaucoup d’avantages.

Quels étaient vos problèmes, quels ont été les facteurs déclencheurs de l’acquisition de l’outil ?

J’ai récupéré cette charge de coordination en fin 2018/début 2019, et comme les fusions d’offices étaient assez récentes : il y avait tout à (re)faire dans les bases Apidae. Chaque office avait sa manière de fonctionner, sa méthodologie, il y avait donc des choses qui étaient très hétérogènes dans la base.

Nous avons fait un travail manuel avant d’aller vers la solution Hubo ; une remise à niveau de notre base de données. Mais nous avons pris conscience, notamment tout ce qui était question des campagnes de mise à jour, cela demandait un temps qui était beaucoup trop conséquent par rapport aux résultats. Nous pouvions en faire une partie nous-même, mais en y consacrant à peu près 3 personnes sur une équipe de 8 et sur 6 mois de l’année…

Nous avons décidé que nous ne pouvions pas faire ça tous les ans, et puis, au final il faut vivre avec son époque, c’est à dire qu’il existe des outils qui sont capables de faire des choses en automatisation. Pourquoi se casser la tête à faire les choses à la main ?

Donc vraiment, c’est aussi pour ces questions là de gain de temps, gain d’efficience, et aussi, d’attractivité que nous l’avons fait car la solution Hubo rend le formulaire Apidae plus attractif pour les prestataires. 

Il y aura toujours les petits obstacles des personnes qui sont à l’aise ou non avec le numérique. Mais nous avons fait le pari d’une majorité qui trouverait ça beaucoup plus simple et qui serait plus à l’aise avec ça qu’avec nos formulaires qui leur parvenaient 2 fois par an en mode papier et qui était contraignant pour eux. 

Donc on a fait ce pari là et spoiler alert : ça a bien fonctionné.

Quel service l’office de tourisme Pérouges Bugey a choisi d’utiliser ?

Nous avons basé le choix sur la mise à jour, sur les campagnes automatisées.

Est-ce que vous pouvez me citer les périodes durant lesquelles vous utilisez la solution ?

C’est très personnel et spécifique à l’office. Dans notre office, j’ai déplacé les campagnes en début d’année civile. Là, où je sais que beaucoup d’offices le font sur la fin d’année civile.
Nous, la fin d’année est beaucoup trop chargée. Je pourrais, mais ça voudrait dire que je suis d’aucune ressource pour le reste de l’équipe, ce qui est un peu gênant à cette période. 

Donc, je l’ai déplacé la première année sur février. C’était presque un peu tard.
L’année dernière, j’ai tenté sur tout début janvier. Il y avait le contexte sanitaire, qui est vraiment à prendre en compte, mais là pour le coup c’était trop tôt.
Du coup, cette année, j’essaye au milieu, nous faisons des tests, on ne peut pas savoir si on n’essaye pas.

Et au final, ça avait très bien fonctionné la première année en commençant mi-février. Juste pour moi c’était compliqué ensuite d’être sûre d’avoir un maximum de retour avant le début officiel de la saison et donc avant éventuellement les besoins en brochures, sélection spéciale…

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans la solution ? Et qu’est-ce qui vous manque ? Qu’est-ce que vous aimeriez voir évoluer dans l’outil ?

Alors, ce que j’aime dans la solution… (🥰)

 👉 Depuis l’an dernier, c’est vrai que tout est très pratique, le temps de préparation a beaucoup diminué. Tout est vraiment très instinctif, intégrer ses tableurs Excel ne prend que quelques minutes. On peut envoyer et relancer les campagnes par personne, et cetera.
Très pratique, lorsque le prestataire est inséré dans la base Hubo, on a la possibilité de le relancer toute l’année. Peu importe l’abonnement en plus, c’est vraiment chouette !

C’est vraiment très pratique, beaucoup plus simple. C’est une gestion simplifiée.  

👉L’automatisation, le fait de pouvoir personnaliser le petit encart d’introduction qui est dynamique, ça c’est pas mal. Quand il y a eu toutes ces périodes de confinement/déconfinement, on pouvait changer le texte d’introduction au fur et à mesure et tant que le prestataire n’avait pas renvoyé le formulaire, il pouvait voir les nouvelles informations en temps réel.  . 

 👉 Cette année, Léa m’a montré qu’on pouvait créer des modèles de mail directement dans l’outil, et donc l’intégrer à la campagne.
C’est encore un gain de temps parce qu’on ne fait plus de copier-coller d’un Word ou d’un Gmail. On peut prévenir simplement avec un petit mail général nos prestataires quelques semaines avant l’envoi des formulaires, et ils ne sont pas (plus) étonnés. 

 👉 L’espace pro, j’ai hâte de tester parce que ça me paraît une bonne idée de leur montrer et leur faire comprendre que “tout ça” c’est à eux. Toutes ces fiches, c’est pour ça qu’on vous sollicite plusieurs fois, c’est pour ça que des fois on est un peu pénible et qu’on vous dit “mais le descriptif ne correspond pas etc“.

Stay tuned : l’espace pro arrive bientôt… 

Dans ce qui me manquerait… (🧐) 

▶️ L’intégration du multi horaire mais ça je pense qu’on vous le dit à chaque fois, et je sais bien que techniquement c’est très compliqué. On verra bien dans les années qui viennent. 

▶️ Il me manquerait peut-être le fait de pouvoir vraiment personnaliser mes mails au point de mettre du html dedans ou de pouvoir joindre des gros fichiers. Pourquoi pas avoir la possibilité d’insérer nos petites d’animation qu’on essaie de mettre en place toute l’année.  

▶️ Un truc tout bête, mais j’imagine que ce n’est peut-être pas si facile que ça. Il faudrait que lorsqu’on déroule la liste des prestataires ça se charge automatiquement. Un scroll automatique, un peu comme pour les sites de e-commerce. Pour éviter d’avoir à indiquer qu’on souhaite un affichage 50 ou 100. Après, peut être la seule que ça embête, mais j’avoue que j’aimerais bien que ce petit détail d’ergonomie voie le jour. 

✅ Enfin, il y a des choses qui ont déjà été prises en compte. Par exemple : les brouillons, ça c’est super. Pouvoir mettre en brouillon les formulaires, de notre côté ou côté prestataire, c’est une très bonne chose.
Encore une fois, c’est fait pour simplifier la vie des prestataires, pour les inciter à le faire même si ça prend du temps. Maintenant, ils pourront faire quand ça leur convient.
Ça va faire la différence, notamment chez certains prestataires, comme les restaurateurs qui avaient tendance à “reléguer ça au second plan”  pour des questions de disponibilité.

Si vous deviez qualifier le service client en 3-4 mots, lesquels vous choisirez ?

Est-ce que vous recommanderiez le service autour de vous ?

Oui bien sûr, et nous l’avons déjà fait. Nous avons suggéré la solution Hubo à d’autres offices, soit parce qu’ils n’utilisaient pas encore d’automatisation, à l’époque, parce que maintenant à peu près tout le monde le fait, soit qu’ils hésitaient.
Donc nous leur avons fait part de notre retour d’expérience avec Hubo.

Besoin de plus d’informations sur le sujet ?

N’hésitez pas à prendre contact avec nous !

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